Versions d'une pièce et outils PDF

Les conclusions adverses reviennent corrigées, un contrat change de mouture : chaque pièce du dossier garde ses versions successives. Les outils PDF travaillent sur la version courante et en créent une nouvelle à chaque enregistrement, si bien que rien n'est jamais écrasé.

Déposer une nouvelle version

1. Dans le dossier, onglet « Pièces », section « Documents », repérez la pièce et cliquez sur l'icône « Déposer une nouvelle version ».
2. Glissez le fichier dans la fenêtre ou cliquez sur « Choisir un fichier ». Il devient la version courante ; l'ancienne reste dans l'historique et reste téléchargeable.
3. La liste n'affiche que la version courante, marquée « v2 », « v3 »… dès qu'il en existe plusieurs.

• « Historique des versions » liste chaque version avec sa date, son auteur et sa taille : téléchargez-la, comparez-la avec la courante ou supprimez-la.
• « Comparer » ouvre la comparaison de la version courante avec la précédente, quand les deux sont en Word (.docx) ou en PDF.
• Supprimer la pièce supprime toutes ses versions ; la ranger dans un autre classeur les déplace toutes.

Lire et travailler un PDF

Cliquez sur le nom d'une pièce PDF : elle s'ouvre dans la visionneuse de Diligence, avec trois modes, « Lire », « Organiser » et « Annoter », et le bouton « Télécharger ».

• « Lire » : vignettes à gauche (sur ordinateur) et pages en continu. Le bouton de compression crée une version allégée, sauf si le gain est inférieur à 5 %.
• « Organiser » : sélectionnez des pages, puis « Pivoter », « Supprimer » ou « Extraire en nouvelle pièce ». Déplacez une page en la glissant, ou au clavier avec Alt + ← et Alt + →. « Enregistrer » crée une nouvelle version.
• « Extraire en nouvelle pièce » range les pages choisies dans une pièce séparée, dans le même classeur.
• « Annoter » : « Surligner » trace un rectangle jaune, « Note » pose une note sur la page. « Enregistrer les annotations » les écrit dans le PDF, signées de votre nom, comme une nouvelle version.

Modifier une pièce Word sans quitter Diligence

1. Cliquez sur le nom d'une pièce Word (.docx), puis sur « Éditer dans Diligence ». Depuis la liste du dossier, l'icône « Éditer » de la ligne y mène directement.
2. Modifiez le texte comme dans Word : mise en forme, styles, tableaux, listes, images, en-têtes et pieds de page. Ce que vous ne touchez pas est enregistré tel quel, y compris les éléments que l'éditeur n'affiche pas.
3. Cliquez sur « Enregistrer comme v2 » (ou la version suivante) : la pièce modifiée devient la version courante, l'original reste dans l'historique. « Fermer » revient à la pièce ; Diligence demande confirmation si des modifications ne sont pas enregistrées.

• Si quelqu'un dépose une version pendant que vous éditez, Diligence vous le dit avant d'enregistrer et vous propose d'enregistrer la vôtre comme version suivante.
• Le document s'ouvre et s'enregistre dans votre navigateur : il ne passe par aucun service extérieur.
• Commentaires et modifications suivies sont conservés, mais pas encore modifiables dans Diligence : pour les accepter, les refuser ou y répondre, téléchargez la pièce et ouvrez-la dans Word.
• Seule la version courante d'un dossier ouvert se modifie. Un document de plus de 20 Mo se modifie dans Word, puis se dépose comme nouvelle version.

Fusionner plusieurs pièces

1. Cochez les pièces dans la liste du dossier, puis cliquez sur « Fusionner » dans la barre qui apparaît.
2. Réglez l'ordre des pièces en les glissant, ou avec « Monter » et « Descendre ».
3. Donnez un nom à la nouvelle pièce, choisissez son classeur et cliquez sur « Fusionner ». Les pièces d'origine ne bougent pas.

Les outils de pages et d'annotation ne s'appliquent qu'aux PDF ; une pièce Word se modifie dans l'éditeur Word ; une pièce Word ou une photo est exclue de la fusion. Un PDF protégé ou abîmé reste en lecture seule. Les champs de formulaire et les signatures numériques ne survivent pas à la fusion. Le résultat ne peut pas dépasser 50 Mo. La compression réorganise le fichier mais ne réduit pas la qualité des images. Un dossier clos est en lecture seule.

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