Conditions générales d'utilisation et de vente

1.1. Objet

Les présentes conditions régissent l'utilisation et la vente de Diligence, logiciel en ligne de gestion de cabinet destiné aux avocats, édité et vendu par une SAS, en cours d'immatriculation (« l'éditeur »).

En créant un compte, vous acceptez ces conditions, la politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance, qui en fait partie intégrante. Le service est réservé aux professionnels : avocats, avocats stagiaires, cabinets et leur personnel (article « Clientèle professionnelle »).

2.2. Définitions

• Espace : ensemble cloisonné de dossiers, contacts, prestations, factures et documents, appartenant à un titulaire.
• Espace cabinet : espace d'un cabinet, d'une association ou d'un groupement, dont les membres sont invités par ses associés.
• Espace personnel : espace d'un avocat pour sa clientèle propre, dont il est seul titulaire.
• Membre : utilisateur ayant accès à un espace, avec un rôle qui détermine ce qu'il peut y faire.
• Licence : droit personnel d'un utilisateur d'accéder au service, dans tous les espaces dont il est membre.
• Client : l'avocat qui paie sa licence, ou le cabinet qui paie les licences de ses membres.
• Données : toutes les informations enregistrées dans un espace, y compris les documents.

3.3. Votre compte

Chaque compte est personnel. Vous vous engagez à fournir des informations exactes, à garder votre mot de passe secret et à ne pas partager votre accès.

Nous vous recommandons vivement d'activer la double authentification. Si vous soupçonnez une utilisation de votre compte par un tiers, changez votre mot de passe et prévenez-nous sans délai depuis la page d'aide.

4.4. Espaces et propriété des données

Votre clientèle propre vous appartient. C'est le principe sur lequel Diligence est construit.

• Les données d'un espace appartiennent à son titulaire : au cabinet pour l'espace cabinet, à l'avocat pour son espace personnel.
• Aucun membre d'un espace ne peut consulter un autre espace dont il n'est pas membre, quel que soit son rôle ailleurs. Un associé du cabinet n'a aucun accès à l'espace personnel d'un collaborateur.
• Lorsqu'une collaboration prend fin, le cabinet retire l'avocat de son espace : le cabinet conserve ses dossiers et les prestations qui y ont été enregistrées, l'avocat conserve son espace personnel, intact, avec son propre accès.
• L'éditeur ne transfère jamais de données d'un espace à un autre et n'acquiert aucun droit sur vos données. Il ne les utilise que pour vous fournir le service.

5.5. Vendeur et contrat de vente

Diligence est vendu par l'éditeur, une SAS de droit français, en cours d'immatriculation.

Le contrat de vente est conclu avec le client : l'avocat titulaire d'une licence qui la paie lui-même, ou le cabinet, l'association ou le groupement qui paie les licences de ses membres (« le cabinet payeur »). Il se compose des présentes conditions, du contrat de sous-traitance et du récapitulatif de commande (formule, nombre de licences, options, prix et offre appliquée).

6.6. Clientèle professionnelle

Diligence est vendu exclusivement à des professionnels : avocats, avocats stagiaires, cabinets et leur personnel. Le client contracte pour les besoins de sa profession et non en qualité de consommateur. Les règles protectrices des consommateurs, notamment le droit de rétractation prévu par le livre VI du Code de droit économique et par le code de la consommation français, ne s'appliquent donc pas.

7.7. Offre et licences

• Licence Diligence : 49 € HTVA par membre et par mois en formule annuelle, 59 € HTVA par membre et par mois en formule mensuelle sans engagement. Une licence est requise pour toute personne qui utilise Diligence dans l'espace, quel que soit son rôle (avocat, collaborateur, secrétaire, assistant, comptable interne). Toutes les licences donnent les mêmes fonctions ; les droits d'accès sont réglés par le cabinet.
• La licence est personnelle : elle vaut dans tous les espaces de son titulaire, cabinet et personnel, quel que soit celui qui la paie.
• Expert-comptable externe : accès gratuit, en lecture seule.
• Option IA : facultative et désactivée par défaut, 19 € HTVA par membre et par mois.

Tous les prix s'entendent hors TVA. Le prix applicable est celui du récapitulatif de commande.

8.8. Paiement et facturation

L'abonnement est payable à l'avance pour la période choisie (le mois ou l'année), par domiciliation SEPA, Bancontact ou carte, par l'intermédiaire du prestataire de paiement Stripe. L'éditeur ne conserve aucune donnée de carte.

Le client assujetti à la TVA établi en Belgique ou dans un autre État membre de l'Union européenne reçoit une facture hors taxe, en autoliquidation : il déclare lui-même la TVA due. La facture mentionne le numéro de TVA de l'éditeur et celui du client, que le client tient à jour. À défaut de numéro de TVA valide, la TVA française est appliquée.

9.9. Durée, renouvellement et résiliation

• Formule annuelle : engagement de douze mois, renouvelé tacitement pour douze mois. Le client peut y mettre fin pour l'échéance suivante en le signalant au plus tard 1 mois avant celle-ci.
• Formule mensuelle : sans engagement, renouvelée de mois en mois. Le client peut y mettre fin à tout moment, avec effet à la fin du mois en cours.

La résiliation se fait depuis les réglages de l'abonnement. Elle ne donne lieu à aucun frais ni remboursement de la période en cours, qui reste utilisable jusqu'à son terme. La fin de l'abonnement ne met pas fin au compte : l'espace passe en lecture seule et l'export reste ouvert, sans frais. La clôture du compte met fin au contrat ; l'article « Réversibilité et export » s'applique alors.

L'éditeur peut mettre fin au contrat moyennant un préavis de 3 mois, ou sans préavis en cas de manquement grave non corrigé dans les 15 jours d'une mise en demeure.

Échéances, préavis et délais se comptent en jours calendaires, à l'heure de Bruxelles.

10.10. Ajout et retrait de licences

Une licence ajoutée en cours de période est facturée au prorata du nombre de jours restant jusqu'à l'échéance. Une licence retirée en cours de période donne lieu à un crédit calculé de la même manière, imputé sur les factures suivantes. Le calcul est fait au jour près par le prestataire de paiement, en euros hors TVA arrondis au centime.

Pour le cabinet payeur, l'arrivée d'un membre ajoute sa licence et son départ la retire, à la date de l'un ou de l'autre. L'avocat qui quitte le cabinet garde sa licence en la payant lui-même ; son espace personnel n'est jamais touché.

11.11. Offres et prix garantis

• Avocat stagiaire : gratuit pendant le stage, sans l'option IA, sur preuve de la convention de stage, revérifiée chaque année. La fin de la gratuité est annoncée 3 mois à l'avance ; la licence Diligence s'applique ensuite.
• Changement de logiciel : l'avocat ou le cabinet qui vient de Kleos ou de DLex ne paie rien jusqu'à l'échéance de son contrat précédent, justifiée par un document, pendant 12 mois au plus. La reprise de ses données est offerte.
• Essai : 30 jours gratuits, sans carte. Sans souscription au terme de l'essai, l'espace passe en lecture seule ; l'export reste ouvert.

12.12. Impayé et lecture seule

Si un paiement est refusé, le service fonctionne normalement pendant 14 jours, durant lesquels le client est prévenu et peut régulariser. À l'issue de ce délai, l'espace passe en lecture seule :

• toutes les données restent consultables, et l'export reste ouvert, sans frais ;
• les alertes de délai continuent d'être envoyées ;
• l'éditeur ne supprime ni ne retient jamais les données au motif d'un impayé.

Dès le paiement, l'espace revient en écriture, sans aucune perte. L'article « Réversibilité et export » reste applicable en toutes circonstances.

13.13. Changement de prix

Tout changement de prix est annoncé par e-mail au moins 3 mois à l'avance et ne s'applique qu'à partir de la période suivante : jamais en cours de période déjà payée ni en cours d'engagement annuel. Le client qui le refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

14.14. Contrat de sous-traitance

Le contrat de sous-traitance fait partie du contrat de vente. Son article 9 (fin du contrat) et l'article « Réversibilité et export » s'appliquent à toute clôture de compte ; la lecture seule, en cas d'impayé ou de fin d'abonnement, ne met fin ni au contrat de vente ni au contrat de sous-traitance.

15.15. Disponibilité

L'éditeur met tout en œuvre pour que le service soit accessible en permanence, sous réserve des opérations de maintenance et des événements qui échappent à son contrôle. Il s'agit d'une obligation de moyens.

Les maintenances prévisibles sont réalisées en dehors des heures de bureau et annoncées à l'avance lorsqu'elles peuvent interrompre le service.

16.16. Sauvegardes

Les données sont sauvegardées automatiquement chaque jour, dans l'Union européenne. En cas d'incident, l'éditeur restaure la dernière sauvegarde disponible. Les sauvegardes servent à la continuité du service et ne constituent pas un archivage à la demande : pour conserver une copie à une date précise, utilisez l'export.

17.17. Réversibilité et export

Un associé peut exporter à tout moment l'intégralité des données de son espace, en tableaux lisibles par tout tableur, sans frais et sans intervention de l'éditeur. Les pièces et les factures restent téléchargeables une à une depuis l'application ; sur demande, l'éditeur vous les remet en une seule archive.

À la fin du contrat, vous disposez de 30 jours pour exporter vos données. Elles sont ensuite effacées définitivement, sauvegardes comprises, dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation.

18.18. Secret professionnel et confidentialité

L'éditeur sait que les données que vous lui confiez sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat. En conséquence :

• son personnel et ses prestataires sont tenus à une obligation de confidentialité écrite ;
• personne chez l'éditeur ne consulte le contenu d'un espace, sauf à votre demande expresse, pour la durée et dans la mesure nécessaires à l'assistance demandée ;
• les alertes envoyées par e-mail désignent le dossier par sa référence ; son intitulé n'y figure que si l'espace l'autorise ;
• si une autorité demande l'accès à vos données, l'éditeur vous en informe immédiatement, sauf interdiction légale, et ne communique que ce qu'il est légalement tenu de communiquer.

19.19. Votre utilisation du service

Vous utilisez le service conformément à la loi et à vos règles déontologiques. Vous restez seul responsable des données que vous enregistrez et des actes posés pour vos clients.

Délais de procédure. Le calcul des délais est une aide. Il repose sur les règles générales du Code judiciaire et ne peut tenir compte de toutes les dispositions particulières ni des circonstances propres au dossier. Il appartient à l'avocat de vérifier chaque délai au regard du texte applicable.

20.20. Responsabilité

L'éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Il n'est pas responsable des dommages indirects, tels que la perte de clientèle ou de chiffre d'affaires, ni des conséquences d'une utilisation non conforme du service.

Sa responsabilité est limitée, toutes causes confondues, au montant payé pour le service au cours des douze mois qui précèdent le fait générateur. Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol, de faute intentionnelle ou d'atteinte à l'intégrité physique.

21.21. Propriété intellectuelle

Le logiciel, sa présentation et la marque Diligence restent la propriété de l'éditeur. L'abonnement vous confère un droit d'utilisation personnel et non transférable pour la durée du contrat. Les modèles d'actes que vous importez et les documents que vous produisez restent les vôtres.

22.22. Modification des conditions

Toute modification de ces conditions vous est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous la refusez, vous pouvez résilier sans frais avant cette date. Un changement de prix suit l'article « Changement de prix », avec un préavis de 3 mois.

23.23. Langues

Les présentes conditions sont établies en français et en néerlandais. Les deux versions ont la même valeur. Le client choisit la langue de son contrat lors de la souscription ; les échanges avec l'éditeur se font dans cette langue.

24.24. Droit applicable et tribunaux compétents

Les présentes conditions et le contrat de vente sont soumis au droit belge. Tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles, après une tentative de règlement amiable.