Dossiers, procédure et délaisAutres guides de cette rubrique
- Calculer un délai et recevoir les rappels
- Suivre la prescription d'une action
- Calendrier de procédure (art. 747 C. jud.) : toutes les échéances en une fois
- Les notes et l'activité d'un dossier : tout l'historique au même endroit
- Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module
- Les outils de calcul gratuits : délais, intérêts, indemnité, recouvrement, numéros
- Ouvrir un dossier, ajouter les parties et vérifier les conflits
- La fiche du dossier : procédure, faits, phases et passation
- Restreindre un dossier et exclure un membre (muraille de Chine)
- Sous-dossiers : facturer plusieurs dossiers ensemble
- Dossiers en série : une réclamation en masse
- Modèles de dossier : démarrer avec les bons classeurs et tâches
- Champs personnalisés des dossiers et des contacts
- Circuits automatiques : quand un événement arrive, enchaîner les étapes
- Clôturer et archiver un dossier : la liste de contrôle, le motif et la lettre de clôture
Un modèle prépare un dossier type : classeurs et sous-classeurs, tâches datées depuis la création, attentes, première prochaine étape, type de procédure, mode d'honoraires, parties attendues et informations à compléter. Les modèles se gèrent dans « Réglages », section « Dossiers et modèles » de l'espace, carte « Modèles de dossier ».
Appliquer un modèle à la création
- Dans « Dossiers », cliquez sur « Nouveau dossier » et choisissez l'espace.
- Dans « Type de procédure », choisissez le parcours du dossier ou laissez « À préciser plus tard ».
- Dans « Modèle de dossier », choisissez un modèle parmi les « Modèles de l'espace » ou la « Bibliothèque Diligence ». Seuls les modèles du type de procédure choisi sont proposés ; le mode d'honoraires et le taux du modèle sont repris dans le formulaire, modifiables.
- Vérifiez l'aperçu « Créé avec le dossier », puis cliquez sur « Créer le dossier ».
Appliquer un modèle après coup
Dans la synthèse du dossier, cliquez sur « Appliquer un modèle… », choisissez le « Modèle » et lisez l'aperçu « Ce qui sera ajouté ». Rien de ce qui existe déjà n'est créé deux fois. Cliquez sur « Appliquer » : le bouton indique le nombre d'éléments ajoutés.
Les tâches du modèle
- Les tâches du modèle deviennent de vraies tâches du dossier, datées à partir du jour de création, et confiées au responsable du dossier (à vous s'il n'y en a pas).
- Une seule notification annonce toutes les tâches du modèle, pas une par tâche.
- Chaque élément créé est un élément ordinaire : modifier le modèle ensuite ne change pas les dossiers déjà créés.
Enregistrer un dossier comme modèle
Dans la synthèse d'un dossier bien construit, cliquez sur « Enregistrer comme modèle… », donnez le « Nom du modèle » et cliquez sur « Enregistrer le modèle ». Sont repris : la structure des classeurs, les tâches non faites avec leur écart en jours depuis l'ouverture, les attentes ouvertes, la prochaine étape, le type de procédure, le mode d'honoraires, les rôles des parties (sans le client) et les champs personnalisés renseignés, à remplir. Jamais repris : les contacts, les pièces, les montants, le taux ni le forfait.
Seuls les associés et les collaborateurs créent des modèles de dossier.
Créer ou adapter un modèle dans les réglages
- « Nouveau modèle » ouvre l'éditeur : « Nom du modèle », « Type de procédure », « Matière », puis « Classeurs », « Tâches datées depuis la création », « Attentes », « Première prochaine étape », « Informations attendues (« À compléter ») » et « Parties attendues ».
- La « Bibliothèque Diligence » propose des squelettes belges courants (recouvrement de créance, divorce par consentement mutuel, défense en roulage, litige locatif, conseil contractuel) : « Ajouter à mes modèles » les copie dans l'espace pour les adapter.
- Les parties attendues et les informations à compléter sont détaillées dans l'article « Champs personnalisés des dossiers et des contacts ».