Identifier son client (prévention du blanchiment)

La loi du 18 septembre 2017 impose d'identifier le client et, pour une société, ses bénéficiaires effectifs, notamment pour les opérations immobilières, la constitution ou la gestion de sociétés et le maniement de fonds.

1. Ouvrez la fiche du contact et, dans la carte « Identification du client », cliquez sur « Identifier ».
2. Choisissez la pièce vérifiée : carte d'identité électronique, passeport, titre de séjour, extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises, statuts publiés au Moniteur belge ou autre pièce.
3. Indiquez la date de vérification, le numéro de la pièce et sa date de validité.
4. Évaluez le niveau de risque, complétez les bénéficiaires effectifs pour une société, l'objet et la nature de la relation d'affaires.

• Chaque vérification est conservée : « Mettre à jour » en ajoute une nouvelle sans effacer les précédentes.
• Une pièce expirée apparaît en rouge.
• Les clients non identifiés sont signalés dans leurs dossiers, et un filtre de la page « Contacts » les rassemble.

Identification à distance : quand un associé a activé « Identification électronique » dans Réglages › votre espace › Général, la carte « Identification du client » propose « Envoyer un lien d'identification ». Le client reçoit un lien valable 7 jours et s'identifie avec itsme ou sa carte eID, ou refuse. Une identification réussie est enregistrée avec le badge « Vérifiée électroniquement », sans numéro de registre national ni photo ; un nom vérifié différent de la fiche est signalé, sans modifier la fiche. Le refus, l'échec et l'abandon (lien expiré) restent visibles sur la fiche, et chaque demande se renvoie ou s'annule. Pour une société, le formulaire rappelle de consulter le registre UBO.

Contrôle des listes de sanctions

Le contrôle des sanctions, le questionnaire de vigilance et la vigilance continue (plus bas) ne sont actifs que dans un espace où l'interrupteur « Anti-blanchiment » est allumé. Il est éteint par défaut et ne se règle pas encore depuis les Réglages : tant qu'il est éteint, rien de ce qui suit n'apparaît.

Diligence compare le nom des parties aux listes de sanctions de l'UE, de l'ONU et à la liste belge de gel des avoirs : à l'ouverture d'un dossier (le client, et chaque client ou partie adverse ajouté ensuite), sur demande depuis la fiche du contact, et chaque jour quand une liste a changé, pour les contacts déjà contrôlés. Le résultat est conservé dix ans.

1. Sur la fiche du contact, la carte « Anti-blanchiment » montre le dernier contrôle ; cliquez sur « Contrôler maintenant » pour le relancer.
2. Si une entrée correspond, l'alerte « Contrôle sanctions à valider » liste chaque entrée trouvée : liste, programme, date de naissance et référence.
3. Comparez-la à votre client, écrivez le « Motif de la décision (obligatoire) », par exemple un homonyme dont la date de naissance diffère, puis cliquez sur « Faux positif » ou « Correspondance confirmée ».

• Chaque contrôle et chaque décision restent dans l'« Historique des contrôles » de la fiche. Une entrée déjà tranchée n'est pas redemandée ; une correspondance confirmée reste signalée.
• À la création d'un dossier par « Nouveau client », l'étape suivante affiche la carte « Contrôle des sanctions » pour chaque partie. Une alerte n'empêche pas d'ouvrir le dossier : la décision reste à prendre. Si les listes ne sont pas disponibles, « Contrôle des sanctions non fait » invite à lancer « Contrôler maintenant » depuis la fiche de chaque partie.
• Tant qu'une alerte est ouverte, le dossier porte la pastille « Contrôle sanctions à valider », et la section « Facturation » de l'onglet « Argent » demande de valider le contrôle avant d'émettre la facture, avec « Voir l'alerte ».

Questionnaire de vigilance et score de risque

Sous le contrôle, le « Questionnaire de vigilance » consigne la personne politiquement exposée (PPE) et sa fonction, l'origine des fonds et son justificatif, les pays concernés, l'objet de l'opération, les paiements en espèces et un montage juridique complexe. Après « Enregistrer le questionnaire », Diligence affiche un « Score proposé » (« Risque faible », « Risque standard » ou « Risque élevé ») et ses raisons ; cliquez sur « Valider le score » pour le retenir. Un questionnaire validé est figé : « Modifier le questionnaire » en crée une nouvelle version.

Vigilance continue : champ de la loi, révisions et rapport

La loi du 18 septembre 2017 ne vise que certaines opérations. Diligence vous demande, dossier par dossier, s'il entre dans son champ, puis suit les identifications à revoir et les pièces qui expirent.

1. Sur la synthèse du dossier, la carte « Anti-blanchiment » indique « Le champ de la loi n'est pas précisé ». Cliquez sur « Préciser ».
2. Cochez les « Opérations qui font entrer le dossier dans le champ de la loi » : « Opérations immobilières », « Sociétés », « Maniement de fonds » ou « Fiducie », puis « Enregistrer ». Sinon, cliquez sur « Hors champ ». La même question est posée à la création d'un dossier par « Nouveau client ».
3. Le dossier porte alors « Dans le champ de la loi », avec ses opérations, ou « Hors du champ de la loi ».

• Facturation : quand le client d'un dossier dans le champ n'est pas identifié, ou que sa pièce d'identité est expirée, la facture affiche un bandeau orange et s'émet quand même, ou bien son émission est refusée jusqu'à l'identification, selon le réglage « À la facturation » de l'espace.
• Échéances : la fiche du contact montre la date « Expire le » de la pièce et la « Prochaine révision » selon le niveau de risque. La personne désignée reçoit un rappel 30 jours avant l'expiration et quand une révision est due.
• Société cliente : la carte de preuve UBO reçoit l'attestation d'enregistrement ou l'extrait du registre UBO (« Nature du document », « Date du document », fichier PDF, JPEG ou PNG de 10 Mo au plus), puis « Ajouter la preuve ». Un lien ou une mention ne suffit pas.

Dans « Réglages », espace, section « Général », la partie « Anti-blanchiment » règle la « Personne désignée » (« Responsable AMLCO »), qui reçoit les rappels ; le choix « À la facturation » ; la « Révision périodique » en mois pour chaque niveau de risque (de 1 à 120 mois ; par défaut 60, 36 et 12 mois) ; et l'« Évaluation globale des risques » du cabinet, que la loi exige par écrit : joignez le PDF et cliquez sur « Enregistrer la version ». Chaque version est figée, la suivante la remplace.

Le bouton « Rapport de conformité » ouvre l'état du jour : évaluation globale, responsable désigné, puis les « Clients non identifiés (dossiers ouverts dans le champ) », les « Pièces expirées », les « Révisions en retard », les « Sociétés clientes sans preuve UBO » et les « Dossiers ouverts dont le champ n'est pas précisé ». « Exporter (CSV) » donne la liste complète.

Les données d'identification se conservent dix ans. Le rapport liste ensuite les contacts dont la conservation est échue ; un associé peut les « Purger » : identifications, preuves UBO, questionnaires et contrôles de sanctions de ces contacts sont alors supprimés définitivement.

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