Écrire à un confrère depuis Diligence

Cette messagerie n'existe que dans un espace où elle a été activée. Elle est éteinte par défaut et s'active espace par espace, sur demande à l'équipe Diligence (menu « Aide » › « Écrire au support ») : aucun membre, même associé, ne peut l'allumer ou l'éteindre depuis les Réglages. Tant qu'elle est éteinte, ni le filtre « Confrères », ni l'onglet « Confrères » du dossier, ni « Écrire à un confrère » n'apparaissent.

Chaque fil réunit un avocat de votre espace et un confrère d'un autre cabinet, à propos d'un dossier. Le confrère n'a pas besoin de compte : il lit et répond par un lien personnel. Il ne voit que l'intitulé que vous choisissez et les messages du fil ; son cabinet ne voit pas votre dossier.

Ouvrir un fil avec un confrère

1. Dans « Messages », cliquez sur « Nouveau message », puis « À un confrère ». Depuis un dossier, onglet « Échanges », section « Confrères », le bouton « Écrire à un confrère » ouvre le même formulaire avec le dossier déjà choisi.
2. Choisissez le « Dossier » : seuls les dossiers ouverts des espaces où la messagerie entre confrères est activée sont proposés.
3. Indiquez le « Nom du confrère », son « E‑mail (facultatif) » et son « Barreau (facultatif, déclaratif) ». Sans adresse, vous copiez le lien vous-même. Le barreau s'affiche avec la mention « (déclaré) » : la qualité d'avocat n'est pas vérifiée.
4. Vérifiez l'« Intitulé montré au confrère ». Il est prérempli par les parties (« Janssens c/ Peeters ») ; le nom interne du dossier n'est jamais transmis.
5. Écrivez le « Premier message », choisissez son marquage, puis envoyez.

Confidentiel ou officiel

Sous « Marquage (définitif après l'envoi) », chaque message est « Confidentiel » (« Par défaut. Ne peut pas être produit en justice. ») ou « Officiel » (« Peut être produit en justice. »). Pour un message officiel, cochez « Je comprends que ce message pourra être produit en justice et qu'il ne pourra plus être requalifié. » : l'envoi reste bloqué tant que la case n'est pas cochée.

• Le marquage s'affiche en toutes lettres à côté de chaque message, avec sa date et son heure. Il est figé dès l'envoi : ni vous ni le confrère ne pouvez le changer.
• Sous chaque message confidentiel figure la mention « Correspondance confidentielle entre avocats : ne peut être produite en justice. »
• Le destinataire d'un message peut cliquer sur « Contester le marquage » et en donner le motif. La contestation s'affiche sous le message, datée, des deux côtés (« Contesté le … ») ; le marquage, lui, ne change pas. Un message ne se conteste qu'une fois.

La boîte « Messages »

• La boîte a deux panneaux : la liste des conversations à gauche, le fil ouvert à droite. Les filtres « Tous », « Collègues » et « Confrères » trient la liste ; un fil rattaché par un confrère qui a un compte porte la mention « Rattaché ».
• Les nouveaux messages arrivent sans recharger la page : le fil indique « En direct ». Si la connexion en direct est coupée, il indique « Mise à jour toutes les 30 s ».
• Sous chacun de vos messages, l'accusé de lecture affiche « Non lu » puis « Lu le … » avec la date et l'heure où le confrère l'a ouvert.
• Le confrère reçoit par e‑mail l'intitulé et le lien, jamais le texte du message. Son lien vaut 30 jours et chaque message que vous envoyez le prolonge. S'il a expiré ou a été désactivé, un bandeau le signale : « Renvoyer le lien » crée un nouveau lien.
• Un dossier clos garde ses fils lisibles, mais on n'y écrit plus.

Ce que voit le confrère

Le lien ouvre la page « Correspondance » dans son navigateur : les messages du fil avec leur marquage, les accusés de lecture et les contestations. Il répond dans « Votre réponse », choisit lui aussi le marquage de chaque message et peut contester le vôtre. Le fil se met à jour tout seul tant que la page est ouverte.

S'il utilise lui-même Diligence, « Retrouver ce fil dans votre Diligence » lui propose de se connecter, puis de choisir l'espace et le dossier où ranger le fil (« Rattacher le fil »). Son espace doit avoir la messagerie entre confrères activée. Il répond ensuite depuis sa propre boîte « Messages », en direct.

Pièces jointes

• De votre côté, « Joindre des documents » ajoute des documents du dossier, 20 au plus par message. Pour joindre un fichier qui n'est pas encore dans le dossier, ajoutez-le d'abord dans l'onglet Documents.
• Du côté du confrère, il dépose des fichiers : PDF, images, Word, Excel, 20 Mo au maximum par fichier et 20 par heure.
• Une pièce supprimée depuis reste listée, avec la mention « indisponible ».

Exporter et verser au dossier

• « Exporter le fil (PDF) » produit le fil entier, « Exporter ce message » un seul message. La mention de confidentialité figure sous chaque message confidentiel. Le confrère a le même export sur sa page.
• Un message officiel peut être versé au dossier : « Verser comme pièce » l'enregistre en PDF (« Correspondance officielle de Me … du … ») parmi les documents, avec ses pièces jointes. Chaque pièce porte l'origine et l'heure du versement. Un message ne se verse qu'une fois.
• Un message confidentiel ne se verse pas comme pièce.

Pour échanger avec un collègue de votre propre espace, voyez l'article « La messagerie du cabinet ». Pour un calendrier de procédure, une remise ou une date de réunion, voyez « Liens confrère : calendrier, remise et disponibilités ».

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