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Le cabinet documente toute violation de données personnelles dans un registre (art. 33, § 5, RGPD) et la notifie à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures de sa découverte, sauf si elle n'engendre probablement pas de risque pour les personnes (art. 33, § 1, RGPD). Le registre est réservé aux associés, une fois les « Outils RGPD du cabinet » allumés.
- Ouvrez « Réglages », l'espace, « Sécurité et données », carte « RGPD », puis « Ouvrir le registre » et « Déclarer une violation ».
- Remplissez l'intitulé, la date et l'heure de découverte (heure de Bruxelles), la nature, les catégories de données, les personnes touchées, les conséquences et les mesures. Cliquez sur « Inscrire au registre ».
- Sur la fiche, choisissez « Notifier l'APD » ou « Ne pas notifier » : ce second choix exige une justification, conservée au registre.
- Téléchargez les brouillons « Notification à l'APD (.docx) » et « Lettre aux personnes (.docx) », relisez-les, puis notez la date de notification et, le cas échéant, celle de l'information des personnes (art. 34 RGPD).
- le compteur de 72 heures se lit sur la ligne du registre, sur la fiche et dans Ma journée des associés ; au-delà, la notification doit indiquer les motifs du retard ;
- un incident chez Diligence vous est notifié par l'éditeur : il apparaît au registre avec la pastille « Éditeur », ses champs déclarés sont en lecture seule et il ne peut pas être supprimé ;
- les brouillons sont des modèles à relire, pas des textes légaux de Diligence.