Conformité, comptabilité et rapportsAutres guides de cette rubrique
Dans « Rapports », choisissez le mois, le trimestre ou l'année. Les chiffres portent sur les espaces affichés : sélectionnez un seul espace pour isoler le cabinet ou votre activité propre.
- Facturé hors TVA, TVA facturée, encaissé, à encaisser et en retard.
- « TVA de la période » : base et TVA par taux, débours exonérés à part, pour préparer votre déclaration.
- Prestations restant à facturer par dossier, temps par intervenant, fonds de tiers détenus, factures en retard.
Franchise des petites entreprises
Pour un espace en franchise, « Rapports » suit le chiffre d'affaires de l'année civile face au seuil de 25 000 € HTVA, débours exposés au nom du client non compris. Un avertissement apparaît à 80 % du seuil, puis sur le brouillon qui le ferait franchir. Un dépassement de 10 % au plus laisse la franchise jusqu'au 31 décembre, mais elle prend fin l'année suivante ; au-delà de 10 %, la TVA est due dès la facture qui franchit cette limite (art. 56decies CTVA). Passez alors l'espace au régime assujetti et prévenez votre comptable. Le listing clients annuel reste à déposer.
Un espace à plusieurs entités de facturation affiche un filtre « Entité » à côté de la période : le journal, la TVA, les encaissements et les fichiers pour le comptable se limitent alors à l'entité choisie. Les factures émises avant la création des entités comptent pour l'entité d'origine. Le seuil de la franchise se suit par entité, avec une carte pour chaque entité en franchise.
Fichiers pour votre comptable
- Journal des ventes : factures et avoirs de la période, avec base, TVA et total.
- Encaissements : paiements reçus, par facture et par mode.
- Listing clients annuel : clients assujettis à la TVA en Belgique facturés d'au moins 250 € hors TVA dans l'année.
Les fichiers s'ouvrent directement dans Excel ou tout tableur, montants avec virgule décimale.
Pièces pour le comptable (.zip)
Le bouton « Pièces pour le comptable (.zip) » de « Rapports » rassemble en un seul fichier toutes les pièces de vente de la période (et de l'entité choisie dans le filtre, s'il y en a un) :
- le dossier « factures » et le dossier « notes-de-credit » : chaque facture et chaque avoir en PDF et, quand le client est une entreprise, en fichier électronique .xml au format Peppol, que les logiciels comptables importent directement ;
- journal-des-ventes.csv et encaissements.csv, à ouvrir dans un tableur (séparateur point-virgule) ;
- LISEZ-MOI.txt, qui donne la période, le nombre de factures et de notes de crédit, et les pièces sans fichier électronique (client particulier ou en-tête incomplet).
Export au format du logiciel de votre fiduciaire
Dans « Réglages », espace, section « Général », la carte « Logiciel comptable et plan de comptes » règle le « Logiciel de la fiduciaire », ses journaux (« Journal des ventes », « Journal financier », « Journal des notes de crédit ») et ses comptes (« Clients », « TVA due », « Banque », « Produits (par défaut) », comptes et codes TVA par régime). « Rapports » propose alors le bouton « Export » suivi du nom du logiciel, pour la période choisie. Seul un associé modifie ce réglage.
Pour Octopus, Yuki et BOB 50, cochez aussi « Exporter aussi vers Octopus, Yuki et BOB 50 (factures UBL Peppol) » ; tant que la case est vide, la carte affiche « Export pas encore disponible : cochez la case ci-dessus. ». L'export de la période est alors un .zip qui contient :
- une facture ou une note de crédit au format UBL Peppol par pièce, PDF embarqué, que le logiciel importe ; le PDF seul pour une pièce qui ne peut pas avoir d'UBL (client particulier, en-tête incomplet) ;
- journal-ventes.csv, une ligne par pièce et par compte de produits, aux comptes du plan de l'espace ;
- un LISEZ-MOI propre au logiciel, qui explique l'import.
Avec Octopus, Yuki et BOB 50, les encaissements ne passent pas par l'export : le logiciel les reprend des extraits bancaires CODA. Votre fiduciaire travaille dans Exact Online ? Voyez l'article « Relier Exact Online ».
Le contrat de sous-traitance (RGPD) et la liste des sous-traitants de Diligence sont présentés dans l'article « Sous-traitants et contrat de sous-traitance », rubrique « Compte, sécurité et intégrations ».