Dossiers, procédure et délaisAutres guides de cette rubrique
- Calculer un délai et recevoir les rappels
- Suivre la prescription d'une action
- Calendrier de procédure (art. 747 C. jud.) : toutes les échéances en une fois
- Les notes et l'activité d'un dossier : tout l'historique au même endroit
- Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module
- Les outils de calcul gratuits : délais, intérêts, indemnité, recouvrement, numéros
- Ouvrir un dossier, ajouter les parties et vérifier les conflits
- La fiche du dossier : procédure, faits, phases et passation
- Restreindre un dossier et exclure un membre (muraille de Chine)
- Sous-dossiers : facturer plusieurs dossiers ensemble
- Dossiers en série : une réclamation en masse
- Modèles de dossier : démarrer avec les bons classeurs et tâches
- Champs personnalisés des dossiers et des contacts
- Circuits automatiques : quand un événement arrive, enchaîner les étapes
- Clôturer et archiver un dossier : la liste de contrôle, le motif et la lettre de clôture
En bas de l'onglet « Synthèse » d'un dossier, la section « Activité » garde, du plus récent au plus ancien, ce qui s'est passé : vos notes, mais aussi les pièces ajoutées, le temps encodé, les échéances, les e‑mails, les factures émises ou les changements de la fiche. Chaque ligne indique qui a agi, quoi, la date et l'heure.
Ajouter une note
- Ouvrez le dossier : l'onglet « Synthèse » s'affiche. Descendez jusqu'à « Activité ».
- Écrivez dans la zone « Ajouter une note… (@Prénom pour prévenir un confrère) ».
- Cliquez sur « Ajouter ». La note apparaît en tête de l'activité, à votre nom.
Prévenir un collègue
Écrivez @ suivi du prénom d'un membre de l'espace (par exemple « @Pierre, peux-tu relire ? »). Cette personne reçoit dans sa cloche la notification « … vous a mentionné », avec la référence du dossier et le début de la note ; en cliquant dessus, elle arrive sur le dossier.
Retrouver une information
Au-dessus de la zone de saisie, les filtres « Tout », « Notes », « Messages », « Pièces », « Échéances et audiences », « Temps », « Factures », « Parcours » et « Fiche » réduisent la liste à un seul type d'événement. Quand vous revenez sur un dossier, une ligne « Nouveau » sépare ce qui est arrivé depuis votre dernière visite de ce que vous aviez déjà vu.
Modifier ou supprimer une note
Sous chacune de vos notes, « Modifier » rouvre le texte dans une fenêtre (« Enregistrer » pour valider) et « Supprimer » la met à la corbeille après confirmation. Vous ne pouvez modifier ou supprimer que vos propres notes.
Une note supprimée reste restaurable 30 jours dans la corbeille de l'espace : voir l'article sur la corbeille.
La mention repose sur le prénom : écrivez-le comme dans le profil de la personne, collé au @. Si deux membres de l'espace portent le même prénom, les deux sont prévenus. Les lignes de l'activité qui ne sont pas des notes (pièce ajoutée, facture émise…) s'écrivent toutes seules : on ne les modifie pas ici.
Traduire une note
Quand l'IA est activée dans l'espace, chaque note de l'activité porte un bouton « Traduire ». Diligence propose la langue opposée à celle de la note (français ou néerlandais, à changer dans « Vers ») et respecte un glossaire juridique belge : jugement → vonnis, huissier de justice → gerechtsdeurwaarder, justice de paix → vredegerecht… Les noms, numéros de rôle, montants et dates restent tels quels. Relisez la traduction à côté du « Texte d'origine », puis « Copier » ou « Enregistrer en note ». Un texte très long n'est traduit qu'en partie, et la fenêtre le signale.