Classer et lire une pièce avec l'IA

Le texte des pièces

À l'envoi, Diligence extrait le texte des pièces : PDF avec du texte (page par page), Word (.docx), e‑mails (.eml) et fichiers texte. Ce texte est indexé en français et en néerlandais : la recherche le retrouve, et les fonctions d'IA le lisent. Une pièce dont l'extraction a été interrompue est rattrapée à l'ouverture des Documents du dossier.

Les scans et les photos n'ont pas de texte : ils restent « texte à reconnaître ». Quand l'IA est activée dans l'espace, leur texte est reconnu chez le même fournisseur européen (50 pages au plus, 20 Mo au plus par fichier). Sinon, un associé peut allumer « Lire le texte des scans sur cet ordinateur », dans la même carte de réglages, sous « IA ».

Classer avec l'IA

1. Dans le dossier, onglet « Pièces », section « Documents », cliquez sur l'icône « Classer avec l'IA » de la pièce. À l'arrivée de nouvelles pièces, le bouton « Classer avec l'IA » apparaît aussi sous chaque fichier reçu.
2. L'IA propose un « Nom » normalisé, la « Date de la pièce », un « Classeur » et la place dans l'« Inventaire » (ou « Ne pas ajouter à l'inventaire »). Le passage de la pièce qui justifie la proposition est cité.
3. Corrigez ce qui ne convient pas, puis cliquez sur « Accepter ».

Une pièce déjà cotée garde sa place : « Déjà dans l'inventaire : sa place ne change pas. » Une pièce sans texte lisible est classée d'après son seul nom, et la fenêtre le signale.

Lire une pièce

1. Dans « Documents », cliquez sur l'icône « Lire la pièce » de la pièce.
2. L'IA en tire un résumé, l'acte, la juridiction, la date et les parties citées. Cochez « Garder la langue de la pièce » pour un résumé dans la langue d'origine.
3. Gardez le résumé avec « Enregistrer le résumé » : il devient une note du dossier.

Pour un jugement ou un arrêt, la fenêtre propose l'échéance du recours (appel, opposition…). Sa date est calculée par le moteur de délais de Diligence, depuis la date de départ lue dans la pièce, jamais par l'IA ; les étapes du calcul et l'article appliqué sont affichés. Cliquez sur « Créer l'échéance » pour ouvrir le formulaire prérempli. Si la pièce ne donne pas la date de départ, la fenêtre affiche « Date de signification à compléter : aucune date n'est calculée. » (ou « Date de départ à compléter » pour un autre délai).

• Un avis du greffe qui annonce une décision consultable sur le portail de la Justice ne fait pas courir le délai de recours (art. 792 C. jud.) : aucune échéance n'est proposée.
• Une ordonnance de mise en état ou un calendrier de conclusions propose le calendrier de procédure (art. 747 C. jud.), tours reportés au jour ouvrable : « Vérifier et créer le calendrier ». Chaque tour cite le passage de la pièce, et sa page, d'où il vient.
• « Traduire la pièce » traduit le texte en néerlandais ou en français (voir l'article sur les notes du dossier).

Calendrier photographié ou annoté à la main

Un calendrier scanné ou photographié est d'abord reconnu comme texte, puis lu comme une autre pièce. Une date barrée, illisible, écrite deux fois différemment ou incomplète (« 12/3 » sans année) n'est jamais devinée : le tour porte « À vérifier » et le motif, sans date. Dans le formulaire du calendrier, sa date est vide et requise : le calendrier ne s'enregistre pas tant qu'elle manque.

• Les dates se lisent au format belge, jour puis mois : « 03/04/2027 » est le 3 avril 2027.
• La reconnaissance du manuscrit a ses limites : une écriture serrée, une photo de biais, un reflet ou une rature peuvent fausser un chiffre. Comparez toujours chaque date à la pièce avant d'enregistrer.
• Relire la même pièce et revalider retrouve le calendrier déjà enregistré aux mêmes tours : « Vérifier et mettre à jour le calendrier » met à jour ses échéances au lieu d'en créer de nouvelles.
• Sans IA dans l'espace, saisissez le calendrier vous-même : onglet « Échéances », « Calendrier de procédure », ou « Saisir le calendrier » dans la fenêtre de lecture.

Les articles cités, liés à Justel

Dans le calcul des délais, la base légale des échéances et les propositions de l'IA, les articles du Code judiciaire (parties I à IV) et du Code pénal sont des liens vers leur texte consolidé sur Justel. Une référence à un autre code reste du texte simple : Diligence ne lie que les codes dont l'adresse a été vérifiée.

L'IA ne calcule jamais un délai et ne classe rien sans votre clic : vérifiez toujours la date de départ et la proposition avant de valider. Ces fonctions demandent l'IA activée dans l'espace du dossier (voir « Activer l'IA dans un espace »).

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