Faire signer une pièce et l'envoyer en recommandé électronique

La signature et le recommandé électroniques partent de l'onglet « Échanges » du dossier, section « Portail client ». La signature passe par le portail : le client signe depuis son espace client.

Activer

Un associé ouvre « Réglages », puis l'espace, section « Dossiers et modèles ». Dans la carte du portail client, il active d'abord le portail, puis « Signature électronique » (signature simple, ni avancée ni qualifiée). Deux réglages s'y ajoutent, éteints par défaut : « Signature qualifiée », où le client signe avec itsme ou sa carte eID chez un prestataire de confiance, et « Recommandé électronique ».

Envoyer une pièce à signer

1. Dans « Portail client », cliquez sur « Envoyer à signer ». Le client doit avoir un accès au portail : sinon, « Ouvrir un accès » d'abord.
2. Choisissez la « Pièce » et le « Client ».
3. Choisissez le « Niveau de signature » : « Simple » (signature depuis le portail, avec consentement et preuve horodatée) ou « Qualifiée », puis la « Méthode » : itsme, ou « Carte d'identité (eID) » avec un lecteur de carte ou l'application, au choix du client.
4. Cliquez sur « Envoyer à signer » en bas de la fenêtre. La pièce est copiée et son empreinte figée : si vous la modifiez ensuite, le client signe la version envoyée. Le client reçoit un e‑mail sans lien et signe depuis le portail.

• La demande porte la pastille « En attente », puis « Signée », « Refusée », « Annulée » ou « Expirée » : la fenêtre d'envoi indique le délai d'expiration.
• « Relancer » renvoie la demande au client ; « Annuler la demande » l'arrête, le client ne peut plus signer.
• En signature qualifiée, la pièce doit être un PDF. Seuls le nom et l'e‑mail du client partent chez le prestataire, jamais son numéro de registre national. Le PDF signé et le rapport de preuve reviennent dans le dossier.

Envoyer une pièce en recommandé électronique

1. Dans « Portail client », section « Recommandés », cliquez sur « Envoyer en recommandé ».
2. Choisissez une pièce PDF du dossier, puis indiquez le « Nom du destinataire » et l'« E‑mail du destinataire ».
3. Cliquez sur « Envoyer en recommandé ». Le prestataire horodate le dépôt et la réception ; la « Preuve de dépôt » et la « Preuve de réception » sont classées dans le dossier.

Chaque envoi passe par « En cours », « Déposé » puis « Reçu », ou s'arrête sur « Refusé », « Expiré » ou « Échec » ; « Renvoyer » le relance. Aucun frais n'est refacturé au client depuis cet écran.

La signature qualifiée et le recommandé électronique demandent un compte chez un prestataire, branché par l'administrateur de votre installation : tant qu'il manque, ces réglages n'ont aucun effet visible. Un dossier clos ne permet plus d'envoi.

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