Reprendre vos données depuis un autre logiciel

Exportez vos données depuis votre logiciel actuel ou votre tableur, au format CSV, un fichier par type. L'écran « Reprise des données » (Réglages, ou « Importer » dans « Dossiers ») propose six types : dossiers, contacts, prestations non facturées, échéances, factures ouvertes et soldes de tiers d'ouverture. Importez les dossiers d'abord : prestations, échéances, factures et soldes s'y rattachent par la référence du dossier.

1. Ouvrez « Reprise des données » et choisissez le type. Au besoin, téléchargez le modèle proposé.
2. Choisissez l'« Espace de destination » et votre fichier.
3. Vérifiez la « Correspondance des colonnes » : chaque colonne est associée à une information, ou ignorée.
4. Contrôlez l'aperçu des premières lignes, puis cliquez sur le bouton qui annonce le nombre de lignes reprises, par exemple « Importer 12 dossiers » ou « Importer 40 contacts ». Pour les factures ouvertes et les soldes de tiers, un collaborateur voit le bouton « Importer » grisé : « Action réservée aux associés. »

Ce que chaque type reprend

• Dossiers : clients et parties adverses sont créés comme contacts, sans doublon. Un dossier dont la référence existe déjà dans l'espace est ignoré : vous pouvez relancer l'import sans crainte. Le numéro de rôle va dans la colonne « N° de rôle » : un en-tête « N° RG », « RG » ou « Numéro de rôle » est reconnu tel quel. Les statuts « clos », « clôturé », « fermé », « archivé » ou « terminé » donnent un dossier clos ; « en attente », « suspendu » ou « sommeil », un dossier en attente ; tout autre statut, un dossier ouvert.
• Contacts : un contact déjà connu (même numéro d'entreprise, puis même e‑mail, puis même nom) est rattaché et seulement complété sur ses champs vides, jamais recréé ni écrasé. Deux lignes identiques du fichier font un seul contact.
• Prestations non facturées : rattachées au dossier par sa référence, elles apparaissent dans le dossier et se reprennent dans la facture suivante. Durée en 1:30, 1,5 (heures) ou 90 (minutes) ; taux en 1.234,56. Elles sont enregistrées à votre nom ; un autre prestataire indiqué est noté dans la note interne. Une prestation datée dans un mois clôturé est refusée.
• Échéances : rattachées au dossier par sa référence, elles apparaissent dans « Ma journée » et l'agenda, avec leur délai de rigueur. Les échéances passées ou déjà faites sont ignorées et comptées.
• Factures ouvertes (associés seulement) : une ligne par facture non soldée de l'ancien logiciel, avec son « N° de facture d'origine », sa date d'émission, son échéance, le dossier, le client, le total TTC et le « Restant dû ». La facture garde son numéro d'origine et seul le restant dû est repris : elle se relance et se rapproche des paiements comme une autre, mais n'entre ni dans la déclaration TVA, ni dans l'export comptable, ni dans le chiffre d'affaires facturé, ni dans la numérotation de Diligence. Elle n'a ni PDF ni facture électronique Peppol. Un numéro déjà présent dans l'espace est laissé tel quel : l'import se relance sans doublon. Un numéro au format de Diligence (F-2026-0007) est refusé : ajoutez-lui un préfixe, par exemple « REPRISE-F-2026-0007 ». Sans échéance, la facture est due 30 jours après son émission.
• Soldes de tiers d'ouverture (associés seulement) : une ligne par dossier et par tiers, avec le montant détenu sur le compte de tiers à la « Date d'ouverture » indiquée. Chaque solde devient une entrée du compte de tiers du dossier, justifiée « reprise » : il compte dans la clôture du dossier et dans la clôture de période, sans passer par le rapprochement bancaire. La date d'ouverture ne peut pas être dans le futur ni précéder la dernière clôture du compte de tiers. Un solde négatif ou nul, ou un second solde pour le même dossier et le même tiers, est refusé.
• Avant d'importer des factures ou des soldes, comparez le « Recoupement » (nombre de lignes, restant dû total, total repris) à la balance âgée ou au relevé du compte de tiers de l'ancien logiciel.
• Jusqu'à 2 000 lignes par fichier.

Relancer un import de soldes de tiers ajoute les montants une seconde fois : l'écran vous prévient quand des soldes ont déjà été repris le jour même. Une facture reprise ne reçoit pas d'avoir, car l'avoir calculerait une TVA que Diligence n'a pas comptée ; une perte sur créance se traite avec votre comptable.

Le journal des imports

Chaque import laisse une ligne dans le « Journal des imports », sous le formulaire : le fichier, son auteur, les nombres créés, rattachés et ignorés, et le motif de chaque ligne ignorée. Les lignes créées gardent la trace de leur import.

Pour les dossiers, le contrôle des conflits tourne dans l'aperçu, sur toutes les lignes du fichier, avant toute création. Le bloc « Conflits à examiner » liste chaque ligne en conflit avéré (même contact ou même nom dans le rôle opposé, y compris entre deux lignes du fichier) : elle n'est importée que si vous cochez « Importer quand même » et indiquez un motif (ou « Même motif pour les lignes cochées »), consigné au registre. Sinon elle figure au bilan comme « Non importée : conflit à examiner. ». Les conflits possibles (noms proches) sont signalés à titre d'information. Pour les contacts, qui ne créent aucune partie, le contrôle tourne après l'import pour ceux qui sont déjà parties d'un dossier ; un contact repris sans dossier est contrôlé quand vous l'ajoutez à un dossier.

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