Dossiers BAJ : préparer l'encodage dans LAO ou la BJB-module

Allumer le mode aide juridique

Si votre cabinet travaille surtout sur désignation du BAJ, répondez « Oui, surtout du BAJ » à la question « Votre cabinet fait-il surtout de l'aide juridique ? » de « Bien démarrer ». Vous pouvez aussi ouvrir Réglages › Général de l'espace (la recherche des réglages le trouve pour « aide juridique », « BAJ » ou « pro deo ») : l'interrupteur « Aide juridique sans facturation » y est en tête. Seul un associé l'active.

• Mode allumé, « Nouveau dossier » et « Nouveau client » proposent en tête la case BAJ, cochée d'office ; une fois cochée, Honoraires, Taux horaire et Forfait disparaissent.
• Le « Bureau d'aide juridique » se choisit dans la liste des BAJ et BJB ; un autre nom se tape à la main.
• Sur un dossier BAJ, l'onglet « Prestations » remplace « Argent », juste après la Synthèse, avec ses sous-onglets Prestations, Temps et Sommes perçues. Sous l'en-tête, une bande montre les points encodés, à encoder et sans code, l'estimation et la prochaine action ; le bouton « Noter une prestation » (touche B) est l'action principale.
• « Nouveau » propose en tête « Désignation BAJ » (touche N) : le client, la partie adverse et le dossier se créent en un écran, avec le PDF de la désignation. Un n° déjà utilisé dans l'espace est refusé (casse et tirets ignorés) ; une désignation pas encore reçue se crée avec la date de la demande. Depuis une demande d'aide juridique, « Créer la désignation » reprend la demande.
• L'entrée « Aide juridique » du menu porte une pastille : prestations à encoder et clôtures à rendre dans les 30 jours. Elle passe au rouge à 3 jours d'une clôture ou de la limite des pièces de revenus ; son infobulle détaille le compte.
• Sur téléphone, la barre du bas montre « Désignations » et, au centre, « Prestation » : la dernière audience terminée est proposée, le code choisi préremplit les points. Sans réseau, la prestation est gardée sur le téléphone et envoyée une seule fois au retour du réseau.
• La carte « Aide juridique » ouvre la synthèse.
• Une fois l'interrupteur allumé, deux réglages s'ajoutent : la place de l'entrée « Aide juridique » du menu et la date de clôture du barreau (30/06 par défaut).

Marquer un dossier BAJ

Cochez « Aide juridique de deuxième ligne (BAJ) » à la création du dossier, puis complétez le « N° de désignation », le « Bureau d'aide juridique » et la date « Désigné le ». Pour un dossier existant, cliquez sur « Marquer comme dossier BAJ » dans la carte « Aide juridique » de sa synthèse. Le dossier porte alors le badge BAJ dans la liste et en tête de sa fiche ; ce badge ouvre l'onglet « Aide juridique ».

• Pour corriger la désignation, le bureau ou la date, ou pour retirer le marquage, ouvrez « Plus » › « Réglages » du dossier : case « Aide juridique de deuxième ligne (pro deo) » et ses trois champs, puis « Enregistrer ».
• Dans la liste des dossiers, le filtre « Aide juridique » propose « Dossiers BAJ » (tous les dossiers pro deo) et « BAJ à encoder dans LAO ou la BJB-module » (ceux qui ont encore des prestations à encoder).
• Sur la synthèse d'un dossier pro deo, « Temps passé » remplace « Non facturé », avec la mention « pro deo » et, s'il y en a, le nombre de points.

Rien à saisir deux fois

1. Travaillez comme d'habitude : chrono, rendez-vous et audiences dans l'agenda, échéances.
2. Dans le dossier, onglet « Prestations » (ou « Plus » › « Aide juridique » interrupteur éteint), « À reprendre du dossier » liste le temps saisi, les audiences et rendez-vous passés et les échéances faites. Cliquez sur « Tout reprendre », ou triez un par un.
3. Choisissez le code dans la nomenclature (tapez « consultation », par exemple) et laissez les points vides : ceux de l'annexe de l'AM du 26 juillet 2024 sont repris. Pour un déplacement, choisissez « Déplacement » et indiquez les kilomètres : 0,0125 point par km. Le code et les points sont repris pour les prestations du même nom.
4. Ouvrez LAO (ou la BJB-module pour un barreau flamand), copiez le numéro de désignation et les prestations à encoder, puis cliquez sur « Tout marquer encodé ».
5. Téléchargez les justificatifs en un ZIP et indiquez la date d'envoi du rapport final.

• Le filtre « BAJ à encoder dans LAO ou la BJB-module » de la liste des dossiers montre ce qui reste à faire.
• Un dossier clos avec des prestations non encodées ou sans rapport final est signalé.
• Dans les 30 jours qui précèdent une date limite de clôture (15 juillet et 31 décembre), le dossier est signalé tant que le rapport final n'est pas envoyé.
• Un dossier BAJ ne se facture pas : les boutons de facture disparaissent et il ne figure plus dans « À facturer ».
• L'estimation suit le calcul de l'Ordre : points intellectuels plus 20 % de frais de dossier, à la valeur du point de l'année de paiement (99,47 € en 2026), plus les points de déplacement à 50 €, moins l'indemnité de procédure et les sommes perçues. Les points restent attribués par le BAJ.
• La nomenclature appliquée est celle de la date de dépôt du rapport de clôture (à défaut, celle du jour). Un code inconnu ou un plafond dépassé (plus de 3 consultations par désignation, par exemple) est signalé sans bloquer.

Diligence ne se connecte ni à LAO ni à la BJB-module : il n'existe pas d'accès ouvert aux logiciels. L'encodage reste à faire sur leur site, mais tout est prêt à copier.

Aide partielle, sommes perçues et indemnité de procédure

• Dans le sous-onglet « Sommes perçues » (onglet « Aide juridique » interrupteur éteint), indiquez « Aide totale » ou « Aide partielle » et, en aide partielle, la provision fixée par le BAJ.
• « Sommes perçues » enregistre la provision, la contribution du justiciable, l'indemnité de procédure, le montant taxé et les frais d'extrême urgence. Toutes, sauf les frais d'extrême urgence, sont déduites de l'estimation et figurent au récapitulatif de clôture.
• Dans « Calculs », le calcul d'indemnité de procédure d'un dossier BAJ propose « Enregistrer comme indemnité de procédure perçue », jamais l'état de frais ni la facture. Perçue après le rapport de clôture, elle est signalée : informez-en le BAJ.
• « Taxation des sommes obtenues » applique ensemble les trois limites de l'art. 508/19ter C. jud. et prépare la lettre au client et au BAJ.
• « Demande au justiciable » prépare une facture pour les seules exceptions permises : provision fixée par le BAJ, frais d'extrême urgence avec justificatif, montant taxé autorisé par le BAJ.

Réunir les justificatifs du client

Pour la demande d'aide juridique elle-même, le client doit fournir des justificatifs de moins de deux mois. Dans un dossier BAJ, la carte « Pièces attendues du client » (onglet « Pièces », section « Documents ») indique que la liste des pièces à fournir au bureau d'aide juridique est prête dans « Listes types ». Ajoutez la liste « Aide juridique (BAJ) », puis envoyez au client le lien de dépôt. Si le client est venu par le formulaire d'accueil, ses justificatifs déjà déposés le suivent dans le dossier. Voir l'article « Obtenir les pièces du client et ses justificatifs d'aide juridique ».

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