À quoi sert ce modèle
Ce courrier part dans les jours qui suivent le premier entretien. Il confirme au client que son dossier est ouvert, lui donne la référence à rappeler et lui dit ce que l'avocat attend de lui.
Il ne remplace ni la lettre d'engagement ni la convention d'honoraires, qui fixent les conditions de la mission. Il ne se confond pas non plus avec l'accusé de réception d'un courrier en cours de dossier.
La trame prévoit l'objet de la mission, la liste des premières pièces avec une date butoir, l'interlocuteur au cabinet et la prochaine étape.
Pièges courants
- Décrire la mission de façon trop large : l'objet annoncé ici sert de référence en cas de discussion ultérieure sur l'étendue du mandat.
- Oublier de demander au client les dates déjà connues (citation reçue, audience fixée, délai d'un courrier) alors qu'un délai court peut-être déjà.
- Ne pas recueillir dès l'ouverture les pièces d'identification du client exigées par la législation anti-blanchiment.
Aperçu du modèle
Modèle indicatif, pas encore relu par un avocat : à vérifier et adapter avant usage.
[nom du client] [adresse du client] [ville du cabinet], le [date du jour] N/réf. : [référence du dossier] Concerne : [intitulé du dossier] · ouverture du dossier Madame, Monsieur, Je fais suite à notre entretien du [date] et vous confirme l'ouverture du dossier repris sous rubrique. Je vous remercie de reprendre la référence [référence du dossier] dans toute correspondance. 1. Objet de la mission Selon les informations que vous m'avez communiquées, ma mission porte sur : [objet de la mission]. Je vous adresserai séparément la lettre d'engagement et la convention d'honoraires qui en précisent les conditions. 2. Premières pièces attendues Pour entamer l'étude du dossier, je vous remercie de me faire parvenir, pour le [date] au plus tard : - [pièce 1] ; - [pièce 2] ; - toute correspondance échangée avec la partie adverse ([nom de la partie adverse]) ; - une copie de votre carte d'identité ou, pour une société, de ses statuts et de la preuve des pouvoirs de son représentant. Je vous invite également à me signaler sans attendre toute date qui vous serait communiquée (citation, convocation, audience, délai fixé par un courrier) : certains délais ne peuvent pas être prolongés. 3. Votre interlocuteur Je suis votre interlocuteur pour ce dossier. Vous pouvez me joindre à l'adresse [votre e-mail][ ou au numéro …]. [En mon absence, … assure le suivi.] 4. Prochaine étape Dès réception des pièces, je [analyserai le dossier et vous ferai part de mon avis / prendrai contact avec la partie adverse / préparerai l'acte introductif]. Je vous tiendrai informé de chaque étape. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments dévoués. [votre nom] Avocat